Od wszystkich wydatków związanych z użytkowaniem firmowych samochodów osobowych – zakupu, opłat leasingowych, wydatków eksploatacyjnych i paliwa – przedsiębiorca może odliczyć 100% VAT. Trzeba jednak udowodnić organom zajmującym się kwestiami podatkowymi, że korzysta się z pojazdu wyłącznie w celach służbowych. Dowiedz się, jak przekonać fiskusa do tego, by pozwolił Ci odliczać VAT od leasingowanego samochodu w całości.
Złóż deklarację VAT-26
Zamiar użytkowania samochodu wyłącznie w celach służbowych musisz zgłosić w Urzędzie Skarbowym. Należy zrobić to najpóźniej w ciągu 7 dni od chwili przeznaczenia pojazdu jedynie na wspomniane cele, wypełniając druk VAT-26.
Zacznij prowadzić ewidencję przebiegu
Następną formalnością, jakiej trzeba dopełnić, by móc odliczać cały podatek VAT od leasingowanego samochodu osobowego w sposób niewzbudzający zastrzeżeń, jest prawidłowe prowadzenie ewidencji przebiegu.
Wspomniana ewidencja, dotycząca pojazdów zgłoszonych poprzez złożenie deklaracji VAT-26 jako używane wyłącznie w celach firmowych, zawiera:
- numer rejestracyjny samochodu;
- datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
- stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a także na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
- wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego użycia wspomnianego pojazdu.
Wpisy osoby kierującej, zamieszczane w ewidencji przebiegu, powinny obejmować numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (najlepiej według schematu skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko kierowcy.
Upewnij się, że pojazd jest użytkowany wyłącznie w celach firmowych
Oprócz złożenia w Urzędzie Skarbowym wypełnionego formularza VAT-26 i prowadzenia ewidencji przebiegu leasingowanego pojazdu służącego celom firmowym, warto rozważyć wprowadzenie w swoim przedsiębiorstwie rozwiązań uniemożliwiających pracownikom prywatne użytkowanie powierzonych im samochodów. Możesz zdecydować się na stworzenie i rozdysponowanie instrukcji użytkowania pojazdów służbowych, na monitoring albo inne metody sprawdzania, czy zatrudniony przez Ciebie personel korzysta z firmowego samochodu zgodnie z Twoją intencją.
Samochody osobowe wykorzystywane wyłącznie służbowo – kiedy nie uda się odliczyć całego VAT-u od leasingowanych pojazdów?
Fiskus, w kwestii uznania, że dany samochód jest użytkowany jedynie w celach firmowych i w związku z tym można dokonywać odliczenia 100% VAT od wydatków takich jak spłata rat leasingowych czy wniesienie czynszu inicjalnego, nie będzie przychylny samozatrudnionym. Trudno przekonać Urząd Skarbowy do zaakceptowania takiego postępowania – zdaniem skarbówki przedsiębiorcy niezatrudniający pracowników, w szczególności, gdy adresem ich siedziby okazuje się miejsce zamieszkania, domyślnie korzystają z leasingowanego pojazdu również prywatnie. W takich sytuacjach próba odliczenia całego VAT-u w najlepszym przypadku okaże się nieskuteczna, a w najgorszym – narazi daną firmę na spór z fiskusem.
Rezygnacja z pełnego odliczenia VAT
Za nieprawidłowe (w tym kontekście – niezgodne z prawdą) zgłoszenie leasingowanego pojazdu do Urzędu Skarbowego jako używanego wyłącznie służbowo, przewidziane są dotkliwe konsekwencje karne i finansowe. Co ważne, pojazd wzięty w leasing, użytkowany tylko w celach firmowych, można w dowolnej chwili przypisać do „potrzeb mieszanych”, czyli służbowych oraz prywatnych. Wiąże się to z przejściem na ograniczone zasady odliczania VAT (do 50% odliczenia) oraz prawdopodobną korektą VAT odliczonego przy nabyciu samochodu osobowego.
Jeżeli chcesz korzystać z możliwości odliczenia całego podatku VAT od wydatków związanych z leasingiem aut (i innych kosztów takich jak zakup paliwa), musisz wykazać, że dany samochód osobowy jest użytkowany wyłącznie w celach służbowych. Zrobisz to, składając druk VAT-26 w Urzędzie Skarbowym i zgłaszając tym samym pojazd jako używany tylko firmowo, a także prawidłowo prowadząc ewidencję przebiegu. Warto zastanowić się też nad wdrożeniem rozwiązań pozwalających kontrolować sposób, w jaki pracownicy korzystają ze służbowego samochodu. Wówczas zyskasz pewność, że odliczanie całego podatku VAT od wydatków leasingowych nie wzbudzi podejrzliwości fiskusa i nie doprowadzi do przykrych konsekwencji karnoskarbowych.
